Retenues à la source et cotisations de l'employeur : nouvelle approche d'administration

Information générale

Le processus de déclaration actuel fonctionne bien, alors pourquoi le changer maintenant?

Avec l’accélération de l’évolution numérique, Revenu Québec s’est engagé à s’adapter et à réduire le fardeau administratif des employeurs.

Dans le cadre de sa vigie ayant pour but de simplifier les processus, de réduire le fardeau administratif des employeurs et d’améliorer l’expérience du personnel, Revenu Québec a observé les projets de transformation des administrations fiscales d’autres pays, comme la Nouvelle-Zélande, l’Australie et le Royaume-Uni. Ces projets ont changé la façon dont les employeurs partagent les données de paie et d’emploi avec les ministères et organismes.

Qu’est-ce que le projet Paie électronique?

Le projet Paie électronique

• fait référence au transfert numérique aux gouvernements des données de paie et d’emploi ventilées par employé et pour chaque période de paie;
• vise à partager des renseignements avec les ministères et organismes et, notamment, à éviter aux employeurs de devoir transmettre la même information plus d’une fois;
• invoque une façon simple et sécuritaire de consulter l’ensemble des données de paie et d’emploi pour les employeurs ainsi que le personnel.

Notez que le terme paie électronique ne réfère pas à un système de traitement de la paie exploité par le gouvernement.

Quels avantages concrets le projet Paie électronique apportera-t-il aux employeurs?

Le transfert à Revenu Québec des données de paie détaillées par employé permettra, entre autres, aux employeurs

• de recevoir, en continu et de façon électronique, les divergences détectées par Revenu Québec et de pouvoir les corriger ou les justifier afin d’assurer leur conformité fiscale;
• d'offrir aux employées et employés la possibilité de consulter en tout temps l’ensemble de leurs données de paie, détaillées et cumulatives, pour tous leurs employeurs et à un seul endroit.

Le projet Paie électronique a-t-il officiellement été annoncé par le gouvernement ? 

Oui. Le projet Paie électronique s’inscrit dans le budget 2023-2024, déposé et présenté en mars 2023 par le ministre des Finances, M. Eric Girard, afin de faire évoluer la prestation de services de Revenu Québec et de bonifier les services offerts aux entreprises. 

Pour en savoir davantage, consultez la section B-2.3 du document budgétaire Renseignements additionnels. 

Harmonisation avec l’ARC 

Le projet Paie électronique sera-t-il conçu en collaboration avec l’ARC? 

Dans un souci d’harmonisation et de simplification, Revenu Québec travaille en étroite collaboration avec l’ARC, qui a lancé son projet Paie électronique en avril 2021, afin de concevoir une solution qui répondra aux besoins de tout l’écosystème de la paie. 

Parties prenantes 

Qui sont les parties prenantes qui ont été consultées durant les activités d’exploration du projet Paie électronique ? 

Pour bien répondre aux besoins des employeurs, Revenu Québec collabore avec différentes parties prenantes du milieu de la paie. L’Institut national de la paie est notamment un collaborateur important dans son projet. 

De plus, Revenu Québec a mené des ateliers avec des employeurs, des entreprises qui offrent des services spécialisés dans la gestion et le traitement de la paie ainsi que des représentants professionnels. Leur expertise est extrêmement précieuse dans le cadre de ce projet, et cette démarche a permis de bonifier la compréhension des besoins et des préoccupations en lien avec la gestion de la paie. La consultation publique visant cette même clientèle, menée du 8 mai au 30 juin 2023 sur le site du gouvernement Consultation Québec, a aussi été très bénéfique pour la phase exploratoire. 

Plusieurs ministères et organismes ont été rencontrés, tels que la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale ainsi que Retraite Québec, pour bien comprendre les particularités de chacun en lien avec les retenues à la source. 

Si vous n’avez pas eu la chance de vous exprimer sur le projet Paie électronique de Revenu Québec et que vous souhaitez le faire, écrivez à PaieElectronique@revenuquebec.ca. 

Les concepteurs de logiciels de paie participeront-ils au projet ? 

Les concepteurs de logiciels seront une partie prenante importante lors de la phase de réalisation du projet. 

Transmission des données 

Comment le projet Paie électronique permettra-t-il de transmettre les données à Revenu Québec ? 

Le projet Paie électronique facilitera la transmission sécuritaire des données de paie aux gouvernements au moyen des logiciels de traitement de la paie. 

Les employeurs devront-ils acquérir un logiciel de paie lors de la mise en place du projet ? 

Le processus de transmission des déclarations actuel ne sera pas modifié à court et moyen terme. Les employeurs qui utilisent déjà un logiciel de traitement de la paie pourront, en grande majorité, bénéficier des nombreux avantages offerts par le nouveau modèle d’affaires du projet. Par ailleurs, Revenu Québec explore différentes possibilités en lien avec l’acquisition d’un logiciel. 

Paiements (versements) 

La fréquence des paiements sera-t-elle modifiée ? 

La fréquence périodique des versements continuera d’être déterminée selon les conditions établies par Revenu Québec. Ces conditions sont généralement basées sur l’établissement du montant mensuel moyen des versements effectués au cours de l’année précédente. 

Conformité fiscale 

Les employeurs pourront-ils rajuster leurs données de paie même si elles ont déjà été envoyées à Revenu Québec ? 

Les employeurs pourront rajuster leurs données même si elles ont déjà été transmises à Revenu Québec. 

Est-ce que Revenu Québec informera les employeurs des divergences tout au long de l’année ? 

Le processus relatif aux messages en continu liés aux divergences est en cours d’analyse. L’objectif demeure d’alléger le travail de conformité de fin d’année des employeurs et d’éviter certaines recherches complexes dans les données des années précédentes. 

Sécurité des données 

La sécurité des données est-elle prise en considération dans le projet Paie électronique ? 

La bonne gouvernance des données et la cybersécurité sont des priorités gouvernementales. En tant qu’organisme public visé par la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement, Revenu Québec respecte les directives et s’assure d’une prise en charge globale de la sécurité de l’information. 

Plan de mise en œuvre 

Quand le projet Paie électronique sera-t-il déployé? 

Les quatre prochaines années seront consacrées à la planification et au développement de la solution. Le moment du déploiement progressif sera annoncé plus tard. 

Y aura-t-il des projets pilotes ? 

Des projets pilotes avec les concepteurs de logiciels de paie ainsi que des employeurs volontaires seront mis en place pour assurer le bon fonctionnement de la solution avant son déploiement à plus grande échelle.  

Y aura-t-il du soutien lors de l’intégration du projet ? 

La communication et l’accompagnement sont au cœur de la stratégie de mise en œuvre du projet Paie électronique. Revenu Québec assurera un soutien adéquat pour l’ensemble de la clientèle touchée. 

Y aura-t-il une période d’adaptation ? 

Une période de transition sera prévue pour permettre aux entreprises d’adapter leur organisation du travail. 

Le projet Paie électronique sera-t-il adapté aux petites et moyennes entreprises (PME)? 

Dans le souci d’alléger le fardeau administratif de toutes les entreprises du Québec, l’adaptation du projet Paie électronique pour les PME est une priorité pour Revenu Québec. 

Si vous avez des questions sur le projet Paie électronique à la suite de la lecture de la foire aux questions, écrivez à PaieElectronique@revenuquebec.ca.